ما الذي يجب تسجيله؟
لا تحول رفع الفاتورة إلى نموذج محاسبي معقد. اجمع البيانات التي تحتاجها للقرار والتتبع، ودع القراءة الذكية تستخرج ما يمكن استخراجُه من المستند.
- ✓
المورد والتاريخ ورقم الفاتورة.
- ✓
المبلغ قبل الضريبة والضريبة والإجمالي.
- ✓
التصنيف والمشروع أو الفرع المرتبط.
- ✓
الموظف وطريقة الدفع وهل يحتاج إلى تعويض.
- ✓
حالة المصروف: مسودة، مقدم، معتمد، جاهز للدفع، مدفوع.
اجعل الموافقة متناسبة مع المخاطر
ليس منطقيًا أن تمر فاتورة قرطاسية بمسار فاتورة مقاول. ضع موافقة واحدة للمبالغ اليومية الصغيرة، وأضف مستوى ثانيًا عندما يتجاوز الطلب مبلغًا محددًا أو يرتبط بتصنيف حساس.
الهدف من الموافقات ليس زيادة التوقيعات، بل منع المفاجآت وتحديد صاحب القرار.
أقل من الحد
موافقة المدير المباشر تكفي للمصروفات العادية.
فوق الحد
تنتقل إلى مدير الفرع أو الإدارة المالية.
استثناء
التصنيفات الحساسة أو المصروف غير المدرج يحتاج تبريرًا وموافقة إضافية.
ما الذي يجب أن يراه المدير؟
لوحة المصروفات الجيدة لا تعرض رقمًا إجماليًا فقط. تعرض الاتجاه مقارنة بالشهر السابق، وأعلى التصنيفات، وأكثر المشاريع صرفًا، والمبالغ بانتظار الموافقة أو الدفع، والفواتير المكررة أو غير المكتملة.
بهذه الصورة ينتقل المدير من سؤال «كم صرفنا؟» إلى سؤال أفضل: «لماذا زاد الصرف هنا، وما القرار المطلوب؟».
حوّل الفكرة إلى طريقة عمل.
مركز يجمع الموظفين والمشاريع والمصروفات والموافقات والتقارير في منصة واحدة واضحة.
ابدأ الآن مع مركز ←