لماذا تتأخر الموافقات؟
غالبًا لا يتأخر الطلب لأن المدير رفضه، بل لأنه لم يره، أو لم يجد المعلومة الكافية، أو ظن أن شخصًا آخر سيعتمده. المحادثات لا تعرض طابورًا واضحًا للقرارات المعلقة.
المسار المنظم يجعل الطلب يصل إلى الشخص الصحيح ومعه البيانات والمرفقات والسياق، ثم يسجل القرار ووقته وملاحظته.
صمّم المسار من القرار إلى الخلف
ابدأ بتحديد من يتحمل مسؤولية القرار، وما المعلومات التي يحتاجها، وما الحالات التي تستدعي تصعيدًا. بعدها فقط صمّم النموذج.
- ✓
نوع الطلب وسببه والمبلغ أو المدة.
- ✓
المشروع والفرع والقسم المتأثر.
- ✓
المرفقات أو الإثباتات اللازمة.
- ✓
الوقت المتوقع للرد.
- ✓
ما الذي يحدث بعد الموافقة أو الرفض.
متى تحتاج أكثر من مستوى؟
استخدم مستويات متعددة عندما تختلف سلطة القرار حسب المبلغ أو الفرع أو القسم، أو عندما يحتاج الطلب إلى مراجعة تخصصية قبل الاعتماد النهائي.
مراجعة اكتمال
يتأكد المسؤول أن الطلب صحيح ومكتمل، دون اتخاذ القرار المالي.
اعتماد إداري
يتأكد المدير من الحاجة والأولوية والميزانية.
تنفيذ
ينتقل الطلب المعتمد إلى المسؤول عن الشراء أو الدفع أو الإجراء.
كيف تمنع الطلبات من التعطل؟
أرسل تنبيهًا فوريًا عند وصول الطلب، وتذكيرًا عند اقتراب المهلة، وتصعيدًا عند تجاوزها. وأظهر للموظف حالة طلبه بدل أن يضطر للسؤال.
راجع شهريًا متوسط زمن الموافقة والمرحلة الأكثر تأخيرًا. غالبًا يكشف المؤشر خللًا في الصلاحيات أو نقصًا متكررًا في البيانات.
حوّل الفكرة إلى طريقة عمل.
مركز يجمع الموظفين والمشاريع والمصروفات والموافقات والتقارير في منصة واحدة واضحة.
ابدأ الآن مع مركز ←